Klicka här för att öppna och bläddra i den digitala publikationen Du & Datorn nr 56  Du & Datorn nr 56


Red arrow Klicka här för att öppna och bläddra i den digitala publikationen Du & Datorn nr 56


Sidan 24 i Du & Datorn nr 56

Frågor, svar och tips om programmen Under den här rubriken får du svar på allmänna frågor om ekonomiprogrammen från Visma Spcs. Utöver rena programfrågor hittar du även information om vår programsupport. SPCS Administration Fråga: Hur kan jag uppdatera mina försäljningsprislistor? Svar: Om du t ex ska höja priserna på dina artiklar kan du göra en prisomräkning på flera artiklar samtidigt under Register ­ Försäljningsprislistor. Dubbelklicka på prislistan som du vill ändra på och välj fliken Prisomräkning. som finns och som du får fram genom att klicka på knappen Guide. Innan du gör det fyller du i vad det är som ska faktureras i avtalet i fältet Artikelnr. Guiden kommer nu att ta dig steg för steg hur du skapar en avtalsmall i programmet. I de olika stegen som följer får du välja för vilka kunder du ska skapa avtal, när avtalet ska börja gälla, hur långt avtalet ska löpa, datum när första fakturan ska skapas för avtalet, hur ofta det ska faktureras, välja om priserna ska uppdateras automatiskt när du ändrar priset på artikeln, om perioden för avtalet ska skrivas ut på fakturan. I slutet av guiden får du en översiktsbild av avtalsmallen, där du kan kontrollera att datumen stämmer enligt det som du har valt i guiden. Under Basera beräkningen på väljer du vad du vill utgå ifrån när du gör prisomräkningen: · Nuvarande prislista ­ beräkningen görs på de priser som är på prislistan du valt. · Kalkylpris ­ beräkningen görs utifrån kalkylpriset på fliken Inköp i artikelregistret. · Prislista ­ beräkningen görs utifrån den prislista du väljer här. · Levprislista ­ beräkningen görs utifrån en leverantörs prislista. Du kan också göra urval om inte alla artiklar i prislistan ska uppdateras eller om de inte ska uppdateras med samma procent eller kr. När du har valt vad du vill basera beräkningen på och gjort eventuella urval fyller du i hur mycket prislistan ska uppdateras med. När du skapar ditt nya bokföringsår förs den utgående balansen över till det nya året. När du har bokfört i det gamla bokföringsåret måste du gå in i det nya bokföringsåret och föra över utgående balans. Gå in under Arbeta med ­ Bokföring ­ Ingående balans och välj Kommando ­ Överför UB från föreg år. De ingående balanserna uppdateras då automatiskt. Om du vill ha en uppdaterad ingående balans i det nya bokföringsåret bör du göra denna uppdatering varje gång du gjort en förändring i det gamla bokföringsåret. Du växlar mellan de två bokföringsåren genom att välja Arkiv ­ Välj bokföringsår. Fråga: När och hur gör jag ett årsavslut? Svar: Du gör två typer av årsavslut i programmet ­ dels i bokföringen, dels i statistiken. Du ska inte göra något av dessa årsavslut innan du är helt färdig med ditt gamla bokföringsår. Du kan lägga upp ditt nya bokföringsår innan du avslutar det gamla bokföringsåret. Det gör du under Arkiv ­ Företagsunderhåll ­ Bokföringsår/månad ­ Skapa nytt år. Innan du börjar med årsavsluten ska du ta en säkerhetskopia. När du gör årsavslutet i bokföringen innebär det att du stämmer av reskontrorna mot bokföringen, gör dina bokslutstransaktioner och bokar bort resultatet. Du ska också skriva ut alla kundfakturor och registrera alla leverantörsfakturor, kundinbetalningar och leverantörsutbetalningar som tillhör det gamla året. Du ska journalföra allt som tillhör det gamla bokföringsåret på det gamla bokföringsåret. När du har gjort det här måste du gå in i ditt nya bokföringsår och föra över Ub (utgående balans) för att uppdatera de ingående balanserna för det nya året. När du gör årsavslut för statistiken på artiklar, kunder och leverantörer för du över statistiken från innevarande år till föregående år. Tänk på att skriva in rätt datum när du gör årsavslutet och att alla fakturor som tillhör det gamla året är registrerade. Registreras de efter det att du gjort årsavslutet påverkar de statistiken på det nya året. Om du har gjort ett felaktigt årsavslut kan du inte gå tillbaka på något annat sätt än att lägga tillbaka en säkerhetskopia som är tagen innan du gjorde årsavslutet. Vill du ha mer information om hur årsavslut fungerar kan du hämta dokumenten om årsavslut från www.vismaspcs. se/support. Är det något som är fel här kan du välja Föregående för att gå tillbaka och korrigera det som är fel. Stämmer allt väljer du Nästa för att sedan välja Slutför i sista dialogrutan. När du väljer Slutför här får du upp frågan om du vill skapa avtal från avtalsmallen. Du kan uppdatera med en procentsats eller med kr. Om du t ex ska höja dina priser med 5 procent skriver du 5 i rutan för procent. Ska du sänka priserna skriver du ett minus framför. Därefter väljer du Kommando ­ Beräkna för att uppdatera prislistan. Fråga: Hur kan jag göra om jag har återkommande fakturering? Svar: I SPCS Administration 1000 och 2000 kan du skapa avtal på återkommande fakturering för att underlätta faktureringen till dina kunder. Det kan gälla t ex hyror, prenumerationer mm. Är det flera kunder som ska ha samma avtal börjar du med att lägga upp en avtalsmall under Arbeta med ­ Avtalshantering ­ Avtalsmall. Välj knappen Ny för att skapa en ny avtalsmall. Är du klar med allt klickar du på Ja för att skapa avtalen, du kan också välja Nej för att skapa avtalen senare. När du har skapat dina avtal finns de under Arbeta med ­ Avtalshantering ­ Avtal. Det är härifrån som du sedan skapar fakturor från avtalen genom att välja Kommando ­ Skapa fakturor. Du väljer datum i Fakturera t o m och vad det ska bli för fakturadatum på fakturorna som skapas. Vill du inte skapa fakturor för alla avtalen i listan måste du avmarkera i kolumnen längst till vänster. Välj Skapa för att skapa fakturorna. För mer information om hur avtalshanteringen fungerar kan du hämta dokument 10-4313 från www.vismaspcs.se/support. Fråga: Hur skapar jag ett nytt bokföringsår? Svar: Du kan skapa det nya bokföringsåret innan du är klar med bokslutet. Det gör du under Arkiv ­ Företagsunderhåll ­ Bokföringsår/månad ­ Skapa nytt år. Som förslag får du upp nästa års intervall. Du kan också välja om du vill använda samma kontoplan som tidigare eller om du vill byta kontoplanstyp. Fyll i ett namn på avtalsmallen och lägg även in en benämning för att lättare veta vad avtalsmallen används till. För att enklast lägga upp dina avtalsmallar rekommenderar vi att du använder dig av guiden 24 Visma Spcs · Du&Datorn nr 56 juni 2006

Sid 23 - sbrev och offerter uppskjutet beslut. Säljbrev och reklambrev behöver du naturligtvis   Sid 25 - SPCS Förening Fråga: Vad ska jag tänka på när jag säkerhetskopierar? Svar: Det är  
För att kunna läsa myPaper-publikationen behöver du ha JavaScript aktiverat i din webbläsare. Du behöver också ha minst Flash Version 6 installerad.
Innehållsförteckning
Powered by myPaper - www.mypaper.se