Klicka här för att öppna och bläddra i den digitala publikationen Du & Datorn nr 56  Du & Datorn nr 56


Red arrow Klicka här för att öppna och bläddra i den digitala publikationen Du & Datorn nr 56


Sidan 23 i Du & Datorn nr 56

sbrev och offerter uppskjutet beslut. Säljbrev och reklambrev behöver du naturligtvis inte besvara. Avtal eller andra överenskommelser träffas ofta muntligt; vid personliga möten eller per telefon. För säkerhets skull bör du bekräfta dessa överenskommelser skriftligt. Uppställning av brev Offertförfrågan Svensk Standard har gett ut rekommendationer för hur affärsbrev och andra skrivelser bör se ut. Enligt dem finns det två olika uppställningar; vänsterställt och högerställt brev. I en del ordbehandlingsprogram kan du välja mellan vänster- och högerställt format och marginalerna ändras då från och med rad 14 där ärendemeningen ska börja. Det vänsterställda brevets högra indrag ska vara 5 cm och det högerställda brevets vänstra indrag 4,5 cm. För utom dispositionen rekommenderar Svensk Standard följande om vad som ska stå på vissa rader: · Avsändare i vänster kant med början på Rad 1 · Dokumentnamn (till exempel Brev, Offert, Svar) (tabbläge 9 cm) Rad 1 · Sidnumrering (tabbläge 16 cm) Rad 1 · Datum (tabbläge 9 cm) Rad 3 · Mottagare (tabbläge 9 cm eller vänsterkant) Rad 6 · Ärendemening Rad 14 · Typsnittet brukar vara Times New Roman 12 punkter. Ytterligare rekommendationer från Svensk Standard: · Finns det bilagor med i brevet skriver du hur många det är inom parentes under ärendemeningen. · Hälsningsfras skrivs efter en blankrad under slutförd text. · Företagsnamnet (med versaler) skrivs efter en blankrad under hälsningsfras. · Namnförtydligande skrivs efter fyra blankrader under företagsnamnet. · Eventuell titel skrivs under namnförtydligandet. · Bilaga eller bilagor skrivs ytterligare fyra blankrader ner. Om du ska skriva en offertförfrågan bör du lämna så noggranna uppgifter som möjligt för att förhindra onödig brevväxling med leverantörerna. Var också försiktig med att skriva i förfrågan att den som lämnar lägsta priset får beställningen. I stället kan du till exempel skriva att den som lämnar den ekonomiskt mest fördelaktiga offerten får beställningen för då har du möjlighet att ta hänsyn till kvalitet, betalningsvillkor, leveransvillkor etc. Exempel på uppgifter som kan ingå i offertförfrågan: · Ditt företags namn och adressuppgifter, samt namnet på den person som är ansvarig för förfrågan. · När och var offerten ska inlämnas. · Vilken typ av varor, tjänster, entreprenad etc som efterfrågas. · Hur detaljerad du vill ha offerten, till exempel prisuppgifter vid olika antal, kvalitet, kvantitet, miljövänlighet, teknisk specifikation, hur förpackning ska ske. · Vad som ska ingå i priset, till exempel resekostnader, frakter, service, reparationer. Om du vill ha priset specificerat eller ett totalpris. · Vilken tidsplan som gäller, när varorna ska vara färdiga, tjänsten utförd etc. · Leveransvillkor, till exempel senaste leveransdatum, hur varorna ska levereras. · Betalnings- och garantivillkor · Om företaget har för uppdraget lämpliga försäkringar och F-skattebevis. När du bestämt dig för vem som ska få beställningen bör du skriva ett vänligt och kort brev till övriga offertgivare och meddela att du valt en annan leverantör. Offert Offerten ska vara säljande, intresse väc kande, strukturerad, lättläst och juridisk korrekt. Försök att få en bra balans i informationsmängden mellan den säljande delen och "faktadelen" i offerten. Du ska ge den blivande kunden god information om vad du har att erbjuda för att lösa dennes problem. Här får du ett förslag på hur du kan bygga upp offerten: Inledning. Börja gärna med en kort beskrivning som visar att du och kunden har förstått varandra och utgår från samma förutsättningar. Visa också på vilket sätt ditt företag kan tillgodose kundens behov. Gör en analys av kundens behov utifrån den information du har och var noga med att betona och utveckla de kriterier som du tror dig veta att kunden kommer att fästa störst vikt vid när han ska fatta beslut om köp. Här gäller det att vara ytterst lyhörd. Offertförslag. Beskriv ditt företags lösning på hur kundens behov ska tillfredsställas. Var noga med att framhålla vilka fördelar kunden kommer att få med din lösning. Välj ut de viktigaste argumenten, skriv inte för mycket och använd eventuellt tidigare nöjda kunder som referenser. Gör en tidplan för när olika delar ska ske och vara genomförda. Offertvillkor. Var noga med att göra en detaljerad beskrivning om vad som ingår. Vilken vara eller tjänst som erbjuds, dess unika egenskaper, kvalitet, kvantitet, modellbeteckning, färg, tekniska data, miljövänlighet med mera. Även vilka kringtjänster som ingår till exempel installation, utbildning, underhållsservice, försäkring. Leveransvillkor. Betalningsvillkor och när fakturering kommer att ske. Pris och vad som ingår i priset, till exempel emballage, frakter, resekostnader, garantier. Specificera den totala kostnaden och vilket pris som avser varje del. Är priset inklusive eller exklusive moms? Till företag är priset ofta exklusive moms och till privatpersoner inklusive. Om du använder underentreprenörer kan det i vissa fall vara nödvändigt att ange det i offerten. Det kan också vara ett försäljningsargument om de är välrenommerade. Särskilda förbehåll. Om du väntar prishöjningar eller inte vill göra bindande utfästelser är det viktigt 41 Företagsskolan att ange det i offerten. Skriv till exempel att offerten "lämnas med reservation för prisförändringar på grund av ..." Anbudets giltighetstid. Det är viktigt att ange hur lång tid offerten är giltig, eftersom du är tvungen att leverera varorna/tjänsterna enligt denna. Om du inte kan besvara en offertförfrågan så skriv och tacka nej, för att eventuellt få chansen att vara med och ge en offert vid ett annat tillfälle. Ordererkännande För att undvika missuppfattningar om en order lämnas utan föregående offert eller om den lämnats per telefon är det bra att skriva ett ordererkännande. Du kan skriva ordererkännande oavsett om det är du som är köpare eller säljare. I ordererkännandet upprepar du de överenskomna beställningsuppgifterna, till exempel varuslag, pris, kvalitet, betalningsvillkor, leveransvillkor. Lycka till med företagets skrivelser. Boktips: · Svenska Akademiens ordlista (ny utgåva 2006). · Svenska skrivregler (Svenska språknämnden). PS. Den här artikeln är tillkommen på begäran av en läsare. Vad vill du lära dig mer om? Skriv till duochdatorn@visma.se. Anna och Johnny Löthberg Visma Spcs · Du&Datorn nr 56 juni 2006 23

Sid 22 - Konsten att skriva affär Du ska vara väldigt noggrann med utformningen av alla skrivelser   Sid 24 - Frågor, svar och tips om programmen Under den här rubriken får du svar på allmänna  
För att kunna läsa myPaper-publikationen behöver du ha JavaScript aktiverat i din webbläsare. Du behöver också ha minst Flash Version 6 installerad.
Innehållsförteckning
Powered by myPaper - www.mypaper.se