Klicka här för att öppna och bläddra i den digitala publikationen Du & Datorn nr 56  Du & Datorn nr 56


Red arrow Klicka här för att öppna och bläddra i den digitala publikationen Du & Datorn nr 56


Sidan 22 i Du & Datorn nr 56

Konsten att skriva affär Du ska vara väldigt noggrann med utformningen av alla skrivelser från ditt företag ­ exempelvis affärsbrev, anbudsförfrågningar och offerter. Det du skriver speglar vad ditt företag står för. I grunden handlar det om vilket förtroende du skapar. Företagets dokument är en del av din marknadsföring och dina kundrelationer. Använd gärna ett färdigtryckt brevpapper av bättre kvalitet. Brevpapperet måste innehålla ditt företags namn, säte och organisationsnummer. Det bör också innehålla din logotyp, företagets adress-, e-postoch telefonuppgifter, samt uppgifter om din eventuella hemsida. Affärsbrev och skrivelser ett erbjudande om ytterligare upplysningar, löfte om snabb behandling av ett ärende eller annan god service. Brevet avslutas med en hälsningsfras, vanligen Med vänlig hälsning eller Vänliga hälsningar. Därefter följer firmanamnet (med versaler), namnteckning, namnförtydligande och eventuellt titel. E-brev (brev via e-post) I motsats till tidigare högtravande affärsbrev strävar man nu efter att skriva enkla, naturliga brev och att på ett artigt och klart sätt framföra sitt ärende. Många brev skickas via e-post, men "reglerna" är desamma. Affärsbrevet ska vara: · klart och logiskt · kortfattat och exakt · artigt och uppmärksamt · överskådligt uppställt Genom att skriva på ett vårdat vardagsspråk ökar brevets möjligheter att informera och skapa kontakt. Ovanliga och överdrivet många ord leder lätt intresset bort från själva sakinnehållet. Mottagaren av brevet vill snabbt få ut det viktigaste av innehållet så du får inte vara för omständlig. Tonen i brevet kan gärna vara personlig, men inte på ett konstlat, påträngande, skrytsamt eller alltför hurtfriskt sätt. I affärsbrev anger du datum samt adressatens namn och adress. Brevets innehåll anges i en ärendemening. Börja brevtexten med en kort inledningsfras och gå därefter rakt på sak med brevets ärende som formuleras med omsorg och så utförligt som möjligt. Sist i brevet är det ofta lämpligt med någon personlig formulering, till exempel en förhoppning om gott samarbete i framtiden, Eftersom e-brev alltmer accepteras som ersättning för vanliga brev bör de utformas på samma sätt. E-brev bör dock vara korta. En längre text skickar du helst som bilaga till e-brevet i ett format som du vet att mottagaren kan läsa. Många är mer informella när de skriver e-brev och det går väl an i privata sammanhang, men i mer offentliga brev bör du tänka på att anpassa språk och stil till rätt nivå. Försök också att inte göra texten för kompakt utan skapa nya stycken med hjälp av blankrad, använd underrubriker, punktuppställningar och annat som gör texten tydligare och luftigare. Tänk på följande: · De grafiska inställningar (fet, kursiv, understrykning etc) du gör i ditt e-brev kanske inte kan läsas av mottagarens program. · Mycket korta meddelanden kan skrivas direkt i ämnesraden så att mottagaren slipper öppna ett brev. · Läs igenom texten innan du skickar iväg den för att undvika onödiga språk- och slarvfel. · Undvik förkortningar och interna uttryck som kan vara svårförståeliga för andra. · Du kan infoga det brev du besvarar för att ge mottagaren ett tydligare sammanhang. Är ursprungsbrevet långt bör du radera de textavsnitt som inte hör till svarsbrevet. · Bifoga gärna en automatisk brevfot till e-breven, det vill säga en del längst ner med dina adress- och telefonuppgifter. Tilltalsorden är viktiga skilda personer är Ni och Er. Men det är ofta helt rätt att använda du. Du kan också vid enstaka tillfällen skriva titel och namn på den person du skriver till, till exempel Ekonomichef Johansson, Professor Marklund, Verkmästare Nilsson etc. D u får helt enkelt känna efter vad som passar bäst för varje tillfälle. Vissa personer uppfattar tilltalsordet Ni som avståndstagande och nedlåtande medan andra upplever det som artigt. På samma sätt uppfattar vissa du som alltför intimt. Formen Du (med stor bokstav alltså) har också blivit vanlig, men den bör du helt undvika eftersom den antyder att du inte vet om du vill "dua" eller "nia" adressaten. Samla, disponera och formulera och ordna därefter materialet i en logisk följd. Brevets innehåll anges i en ärendemening (rubrik) som talar om för läsaren vad brevet gäller, till exempel en hänvisning till erhållen skrivelse som du svarar på. I många fall kan också underrubriker bidra till att göra brevet mer överskådligt, särskilt vid längre och innehållsrikare brev. Det kan vara bra att lägga ifrån sig ett viktigt brev en stund. Ofta hittar man då detaljer som bör ändras, strykas eller tilläggas. Använd inte fler ord än vad som är nödvändigt och stryk överflödiga småord som till exempel alltså, ju, kanske, liksom, nog. Använd inte heller facktermer eller främmande ord i onödan eller i överflöd, eftersom de försvårar läsningen av brevet. Besvara brev och e-post De vanligaste tilltalsorden i affärsbrev till både firmor och en- I ett affärsbrev gäller det att få med alla väsentliga fakta och ordna dessa på ett överskådligt sätt. Börja med att i punkter skriva ner vad som bör tas med D u bör besvara de brev du får så fort som möjligt. Gör till rutin att svara omgående, även om brevet innebär ett avböjande eller ett 22 Visma Spcs · Du&Datorn nr 56 juni 2006

Sid 21 - lönar sig När en av hennes kunder ville ha hjälp med lönehanteringen var det bara   Sid 23 - sbrev och offerter uppskjutet beslut. Säljbrev och reklambrev behöver du naturligtvis  
För att kunna läsa myPaper-publikationen behöver du ha JavaScript aktiverat i din webbläsare. Du behöver också ha minst Flash Version 6 installerad.
Innehållsförteckning
Powered by myPaper - www.mypaper.se